Políticas de privacidad y tratamiento de datos personales
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para proteger y garantizar el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales quienes, en virtud de trabajadores, clientes y terceros, suministren cualquier dato a la agencia y estos sean registrados en las bases de datos de La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE.
2. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• Constitución Política Nacional, Artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• NTC ISO 27001.
• Decreto 1074 de 2015.
3. PRINCIPIOS RECTORES.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Principio de Ilegalidad: se dará aplicación a las disposiciones legales vigentes y aplicables, que rigen el tratamiento de datos personales y derechos fundamentales conexos.
• Principio de libertad: el tratamiento de datos personales, sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recibidos por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima de conformidad con la Constitución y la Ley.
• Principio de veracidad o calidad: el tratamiento de datos personales debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o fraccionados.
• Principio de transparencia: debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, conocimiento acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal.
• Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: los datos personales e información usada por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, se manejarán con medidas técnicas, humanas y administrativas, para otorgar seguridad a los registros electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en contra de cualquier uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que administren manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre, en base de datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a
terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
4. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior (encuestas, formatos, planillas, cláusulas, etc.).
De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos Públicos; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
4.1. FORMAS PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN
La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE tiene mecanismos a través de medios técnicos, que facilitan al titular de los datos, su manifestación automatizada. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo tecnológico idóneo, que permita obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
4.2. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una agencia pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d)
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
5. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley, podrá suministrarse a las siguientes personas: A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. A las agencias públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO.
Las finalidades para el tratamiento de Datos Personales que son recolectados, usados, circulados, almacenados y/o suprimidos por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, son las siguientes:
• Incluir la información de los titulares en nuestras bases de datos.
• Compartir los datos personales con aliados estratégicos y/o compañías vinculadas para el desarrollo de actividades, campañas promocionales y para el desarrollo de actividades que la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE adelante junto a ellos.
• Garantizar el ejercicio de los derechos del trabajador o cliente a los servicios ofrecidos por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE.
• Enviar vía correo electrónico, mensajes de texto o vía telefónica, información relacionada con nuestros servicios, alianzas, concursos, rifas y sorteos, promociones, publicidad y demás actividades relacionadas con las funciones propias de FUNDACIÓN BIOLÓGICA
AROMA VERDE.
• Dar cumplimiento a obligaciones con nuestros clientes, proveedores y empleados.
• Actualizar la información.
• Realizar cobros a los clientes, hacer pagos a los clientes, compartir información con terceros que tengan relación directa con la prestación de los servicios, y demás finalidades que se consideren necesarias para la prestación del servicio.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE.
Los datos de carácter personal que se obtengan de su solicitud o prestación de servicios o relación con la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, serán recogidos en una base de datos con las finalidades arriba señaladas, hasta cuando por obligación legal o
contractual, se solicite la supresión de acuerdo a lo establecido en la Política De Tratamientos De Datos y en la Ley 1581 de 2012.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se puede hacer uso y tratamiento de los datos sensibles, bajo los siguientes casos:
a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
7.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento, cumpla con los siguientes
parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la autonomía y capacidad para entender el asunto. la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, encargada e involucrada en el
tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, debe velar por el uso adecuado de los mismos. Deberá aplicar los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con la política vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, los derechos de los titulares serán los siguientes:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE.
b) Por medio de los canales establecidos en esta política, solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE.
c) A recibir información por parte de la FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la política vigente y las políticas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de tratamiento.
g) Recibir de forma clara y expresa, información sobre el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
9. DEBERES DE LA FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada, se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN.
10.1. RECOLECCIÓN
La Fundación Biológica Aroma Verde, recolecta la información y datos personales en el momento en que son ingresados en el sistema de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, consultas, cotizaciones de planes turísticos y solicitud de algún servicio ofrecido por la agencia, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto,
entre otros.
La Fundación Biológica Aroma Verde podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria, para el desarrollo de las actividades comerciales de la agencia.
10.2. ALMACENAMIENTO
La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, ha definido la POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y RETENCIÓN DE INFORMACIÓN para la especificación del almacenamiento de la información que es tratada para el desarrollo de las actividades de
la agencia.
10.3. CIRCULACIÓN
Se podrá identificar el uso de la información en el ítem 5. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN del presente documento.
10.4. SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
El titular tiene el derecho, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la política de tratamiento de datos personales.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos
o tratamientos realizados por La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE puede negar el ejercicio de este cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
Dicho acceso se ofrece sin límite alguno y permite al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos mediante los correos electrónicos de: info@aromaverde.org; teléfono móvil: (+57) 311 211 9364 – 320 376 8208, o pueden visitarnos en la dirección: Cl. 146 13-62, Bogotá, Colombia.
12. CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
13. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política,
podrán presentar un reclamo ante La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, considerando:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, mediante los canales de atención/comunicación establecidos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el ítem 17. El titular debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:
• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• En dado caso que sea una persona diferente al titular este deberá tener la previa acreditación de la representación.
Esta solicitud podrá ser remitida por nuestros canales de atención o el correo info@aromaverde.org
15. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares pueden en todo momento, solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar el consentimiento al tratamiento de estos en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, se deberán utilizar los mecanismos de comunicación e información establecidos por la fundación.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:
• La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
• La segunda, puede ocurrir de acuerdo con el tipo de tratamiento determinado, como, por ejemplo: para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, la revocación de la autorización se asume como parcial y se mantienen a salvo los datos personales para otros fines del tratamiento que se defina de conformidad con la autorización otorgada.
16. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR RECLAMOS Y REALIZAR CONSULTAS.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a La FUNDACIÓN BIOLÓGICA AROMA VERDE, la rectificación, actualización, supresión de sus datos personales, con previa acreditación de su identidad. Dicha consulta, se podrán ejercer por:
• El titular o sus causahabientes, con previa acreditación de su identidad.
• El representante del titular, con previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tomará como no presentada.
• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.